Saat menginstal perangkat lunak akuntansi baru Anda, kemungkinan besar Anda akan ditanya apakah Anda ingin menggunakan salah satu bagan akun default yang disertakan dengan program atau mengembangkannya sendiri. Kecuali Anda sangat terbiasa dengan menyiapkan satu set buku keuangan Anda akan ingin memilih dari salah satu pilihan yang ditawarkan. Dan bahkan jika Anda memiliki pengalaman memilih salah satu default akan menghemat banyak waktu. Tetapi Anda mungkin bertanya bagaimana jika saya tidak memerlukan semua akun ini dan bagaimana saya tahu akun mana yang harus saya simpan. Dan haruskah saya menggunakan sistem penomoran atau tidak? Biarkan saya membantu Anda dengan menjelaskan apa itu Bagan Akun dan bagaimana menyesuaikan daftar default dengan kebutuhan Anda.
Pertama-tama Bagan Akun dalam definisi yang paling sederhana adalah daftar akun yang digunakan untuk melacak semua transaksi keuangan yang mengalir melalui bisnis. Daftar ini biasanya dibagi menjadi delapan segmen: Aset, Kewajiban, Ekuitas, Pendapatan, Harga Pokok edugoedu.com Penjualan, Beban Umum dan Administrasi, Pendapatan Lainnya dan Beban Lainnya. Anda mungkin melihat Ekuitas disebut sebagai Modal, Harga Pokok Penjualan disebut sebagai Biaya Langsung, dan Beban Umum dan Administrasi disebut sebagai Beban. Perusahaan yang ingin melacak Beban Penjualan seperti komisi, gaji dan beban terkait personel penjualan dan biaya lain yang terkait langsung dengan aktivitas penjualan juga dapat menambahkan segmen Beban Penjualan.
Tiga segmen pertama mewakili akun yang akan Anda temukan di Neraca dan mereka akan dipecah menjadi sub-segmen. Di bawah Aset, Anda akan menemukan sub-segmen untuk Aset Lancar, Aset Tetap, dan terkadang Aset Lainnya. Akun Aktiva Lancar digunakan untuk aset yang dapat segera dicairkan menjadi uang tunai, seperti uang tunai, investasi, piutang usaha dan wesel tagih, dan deposito. Anda dapat memilih saat menyiapkan lebih dari satu akun kas atau akun piutang untuk membuat segmen lebih lanjut. Ini akan memungkinkan Anda untuk meringkas semua rekening kas Anda, misalnya, di neraca Anda sambil menyimpan rekening pencatatan terpisah untuk setiap rekening bank. Akun Aktiva Tetap digunakan untuk mencatat harga pokok pembelian yang memiliki masa manfaat lebih dari satu tahun. Segmen Aset Tetap juga mencakup kontra-akun (pengurangan nilai aset) yang digunakan untuk mencatat penyusutan aset tetap Anda. Kontra-akun ini biasanya diberi nama “Penyisihan Penyusutan – (nama jenis aset tetap)”. Anda harus memiliki akun aset tetap dan akun penyusutan yang sesuai untuk setiap jenis aset tetap yang Anda beli. Beberapa contohnya adalah kendaraan, peralatan dan perabotan kantor, perbaikan gedung atau sewa. Segmen Aset Lainnya digunakan untuk semua jenis aset lainnya.
Demikian juga segmen Kewajiban dipecah menjadi Kewajiban Lancar dan Kewajiban Jangka Panjang. Kewajiban lancar merupakan kewajiban perusahaan yang harus dibayar dalam waktu kurang dari satu tahun. Contohnya adalah Hutang Usaha, Kewajiban Pajak Penggajian, dan Hutang Wesel. Kewajiban Jangka Panjang merupakan kewajiban yang harus dibayar dalam jangka waktu lebih dari satu tahun seperti hipotek, pinjaman kendaraan dan hutang jangka panjang lainnya.
Segmen ketiga dari neraca adalah segmen Ekuitas, atau Modal. Segmen ini terdiri dari akun-akun yang mencatat investasi pemilik, rekanan atau pemegang saham, penarikan keuntungan yang diambil dari perusahaan oleh investor dan laba bersih perusahaan. Untuk setiap pemilik atau mitra dalam entitas bisnis harus ada akun investasi individu dan akun penarikan. Ketika sebuah perusahaan didirikan dari investasi modal oleh pemegang saham dicatat ke dalam rekening modal saham. Akun-akun ini dapat dipecah lebih lanjut jika berbagai jenis saham diterbitkan. Akun Retained Earnings digunakan untuk mencatat keuntungan atau kerugian yang diperoleh perusahaan sejak awal keberadaannya. Biasanya Anda tidak akan memposting ke akun ini, karena ini adalah akun yang akan digunakan program perangkat lunak Anda untuk menutup akun laporan laba rugi akhir tahun Anda.
Pindah ke segmen Laporan Laba Rugi, Anda akan ingin memiliki akun segmen Pendapatan untuk mencatat setiap jenis pendapatan yang Anda peroleh selama menjalankan bisnis Anda. Anda mungkin ingin membagi pendapatan penjualan Anda ke lebih dari satu akun jika Anda memiliki lebih dari satu jenis layanan atau produk. Misalnya jika Anda adalah kontraktor umum, Anda mungkin ingin melacak bagaimana penjualan membandingkan antara renovasi dan rumah baru.
Harga Pokok Penjualan atau Biaya Langsung adalah biaya-biaya yang berhubungan langsung dengan penjualan produk atau jasa.